Autoresponder Email Yang Salah Tempat

Beberapa kali saya pernah menulis tentang autoresponder email dalam blog ini. Bisa baca kumpulan artikelnya di sini atau bisa ketikkan keyword "autoresponder" dalam kotak pencarian di sebelah kanan paling atas pada blog ini.

Salah satu fungsi autoresponder yang sangat powerful adalah bisa kirim email secara massal tapi tetap bisa memberikan sentuhan personal, seperti memberi sapaan dengan menyebut nama Anda dan "To" emailnya bisa dikirim personal atau muncul satu-satu di addres email tujuan, meskipun sebenarnya email tersebut Anda kirimkan ke banyak orang sekaligus.

Kelebihan lain autoresponder, bisa kirim email otomatis secara autoreply. Contoh aplikasi penggunaannya pada blog: Ada blog yang menggunakan autoresponder dengan memberikan email ucapan terima kasih setiap kali ada pengunjung yang meninggalkan komentar di blognya. Terus ada blog yang Form Contact di blognya menggunakan autoresponder yang bisa mengirimkan message kepada admin blognya.

Kedua contoh diatas adalah contoh penggunaan autoresponder yang tepat. Tapi kali ini yang akan saya bahas adalah contoh penggunaan autoresponder email yang salah tempat. Yaitu mengaktifkan autoresponder email pada Milis.

Mengapa mengaktifkan autoresponder email pada Milis saya sebut sebagai kurang tepat? Sebelum saya jelaskan alasannya, baiknya Anda lihat dulu contoh email dari autoresponder yang salah tempat tersebut saya kutip dari Milis seperti di bawah ini:

From: S******o P*****toro
Date: Fri, 14 May 2010 09:33:49 +0800
To: <Telematika@yahoogroups.com>
Subject: [Telematika] AUTO: S******o P*****toro is out of the office (returning 05/17/2010)

I am out of the office until 05/17/2010.


Note: This is an automated response to your message "[Telematika] ORARI YB0Z akan memimpin Asia-Australia pada Latihan Komunikasi Emergency Dunia 15 Mei 2010" sent on 5/14/2010 9:04:57 AM.

This is the only notification you will receive while this person is away.

Sebenarnya saya sudah cukup lama mengamati email salah satu anggota Milis ini, namun baru hari ini saya terdorong untuk menuliskannya di blog ini. Di Tatib Milis kami, dan saya rasa semua Milis, jelas-jelas disebutkan agar tidak mereply email dengan memberikan kalimat-kalimat pendek tak penting yang bukan merupakan poin tambahan pada email yang telah dikirimkan ke Milis, meskipun itu hanya sekedar ungkapan seperti: "Terima kasih infonya, terima kasih sharingnya bla.....bla.....bla..." Apalagi ini hanya sekedar pemberitahuan "Maaf saya sedang tidak ada di tempat." Terus terang itu sebuah reply yang sangat tidak penting dan salah tempat menurut saya. Anggota Milis lainnya kan bukan klien dia yang perlu diberi email basa-basi seperti itu.

Inilah salah satu efek negatif punya Blackberry atau jika Anda sudah mengaktifkan push email pada ponsel Anda. Setiap orang biasanya secara reflek akan tergerak melongok mengecek begitu terdengar alert email masuk ke ponselnya.

Dan coba bayangkan, bagaimana kalau itu terjadi pada diri Anda? Bagaimana reaksi Anda ternyata email yang masuk tersebut hanya berisi kata-kata informasi yang sangat tak penting itu? Bayangkan lagi email tak penting itu sudah masuk bak Message blasting menyerbu dan mem-broadcast masuk ke inbox email anggota Milis yang jumlahnya mencapai ribuan.

Orang bijak pernah berkata: Teknologi itu bersifat netral. Jangan pernah menyalahkan teknologi. Tidak ada teknologi yang salah. Salah dan benar tergantung dari si penggunanya sendiri apakah sudah tepat mengaplikasikan teknologi tersebut pada koridornya yang tepat. Bukankah demikian? Atau Anda punya pendapat berbeda dan pengalaman lain mengenai pemanfaatan teknologi autoresponder ini?

Kenalkan, Nama Saya Rina Indria

Apakah Anda kenal dengan gadis cantik imut yang mengaku berasal dari Garut, Bandung ini? Dia mengaku di profile Friendster dan Email-nya bernama Rina Indria. Lihatlah betapa manis wajahnya. Tapi sayang, cantik-cantik, kok suka menipu, ya? Atau jangan-jangan ini hanya wajah dan nama palsu saja yang sengaja dipasang untuk menutupi siapa pelaku aslinya?

Hem, Anda boleh saja merasa bosan dengan modus penipuan yang mengaku bisnis di internet ini, tapi tunggu, para pelakunya tak pernah bosan-bosannya menerapkan bujuk rayunya untuk terus mencoba mencari mangsa baru di internet. Bayangkan, setahun lalu, tepatnya tanggal 21/02/2009 pukul 04:23 PM Email Mbak Rina ini sudah nyelonong masuk ke inbox email saya di kantor. Dan kemarin, tepatnya hari Jumat, 16 April 2010 emailnya kembali nongol lagi. Tapi kali ini emailnya pindah masuk ke inbox email admin Diptara blog.

Berikut saya kutip sebagian isi emailnya yang sangat provokatif dan menarik karena dia memberikan hitung-hitungan penghasilannya yang sangat logis secara matematis:

Rincian income Rina setelah 8 bulan gabung adalah sbb:
(catatan: semua komisi dibawah ditransfer langsung oleh member baru ke rekening kita)

Rina dapat “member langsung” sebanyak 17 orang (disebut member level-1)
=> komisi yg ditransfer ke rekening Rina = 17 x Rp 50.000 = Rp 850.000

Masing2 member level-1 diatas mendapatkan pula member rata-rata sebanyak 8 orang (disebut member level-2, jumlah = 8 x 17 = 136 orang)
=> komisi yg ditransfer ke rekening Rina = 136 x Rp 10.000 = Rp 1.360.000

Masing2 member level-2 rata2 mendapatkan member 6 orang (disebut member level-3, jumlah = 6 x 136 = 816 orang)
=> komisi yg ditransfer ke rekening Rina = 816 x Rp 10.000 = Rp 8.160.000

Masing2 member level-3 rata2 mendapatkan member 4 orang (disebut member level-4, jumlah = 4 x 816 = 3264 orang)
=> komisi yg ditransfer ke rekening Rina = 3264 x Rp 10.000 = Rp 32.640.000

Masing2 member level-4 rata2 mendapatkan member 3 orang (disebut member level-5, jumlah = 3 x 3264 = 9792 orang)
=> komisi yg ditransfer ke rekening Rina = 9792 x Rp 50.000 = Rp 489.600.000

Jadi, total komisi yg ditransfer ke rekening Rina (setelah 8 bulan gabung):
= 850.000 + 1.360.000 + 8.160.000 + 32.640.000 + 489.600.000
= Rp 532.610.000,-

Gimana, apa Anda tidak tertarik dengan penghasilan Rina? Bayangkan, baru 8 bulan gabung saja penghasilannya sudah meroket nembus Rp 532 Jutaan. Apalagi kalau sudah bertahun-tahun. Hebat, ya?

Awalnya saya sempat pikir-pikir, rada-rada tertarik gitu, maklum penawarannya datang dari cewek cantik seperti itu, siapa yang kuat nolak. He....He....

Tapi sayangnya, meski dia sudah ngajari saya dengan hitungan matematika yang sangat logis tapi ada beberapa hal yang tidak logis yang dia lupakan. Apakah itu? Ini beberapa point yang saya cermati sebagai kebohongan besar yang kurang cerdas.

1. Dia hanya copy paste saja emailnya diatas. Karena antara emailnya yang pertama dan yang kedua persis sama. Seharusnya kalau hitungan 8 bulan dia join dalam bisnis itu benar sesuai email dia yang dikirim pertama pada tanggal 21 Februari 2009 lalu, maka pada hari Jumat, 16 April 2010 kemarin seharusnya hitungan waktunya dirubah menjadi selama 22 Bulan.
   
2. Kalau selama 8 bulan saja angka penghasilannya sudah nembus Rp 532 juta, seharusnya sekarang angka penghasilannya, harusnya sudah membengkak lagi hampir tiga kali lipatnya. Benar tidak?
   
3. Kalau seorang yang mengaku pelaku bisnis di internet atau seorang Internet Marketer, terlebih dengan penghasilan sedemikian besar, masak untuk beli Autoresponder email saja tidak mampu? Coba kalau cara mem-blasting emailnya tidak dikirim masal seperti cara Internet Marketing amatir, yang baru belajar Internet Marketing, mungkin saya akan lebih percaya.

Itulah yang saya sebut diawal tadi sebagai sebuah kebohongan besar yang tidak cerdas. Ah, kalau ada kata bohong, saya jadi teringat kembali tempo hari sudah dibohongi dan ditipu mentah-mentah oleh Perfect Money.

Semoga Anda tidak pernah mengalami nasib sama seperti saya, dibohongi.

7 Etika Berkirim Email

Beberapa waktu yang lalu saya sudah pernah sedikit mengulas tentang Etika Berkirim Email ini dalam blog ini. Karena posting tersebut cukup banyak menarik pengunjung yang datang dari Search Engine ke blog saya, maka kali ini saya ingin tambahkan kembali beberapa point-point tentang Etika Berkirim Email ini berdasarkan pengetahuan dan pengamatan saya tentang beberapa kasus masalah email ini yang akhirnya bisa menimbulkan konflik dengan pihak lain, salah satunya adalah kasus Prita Mulyasari, yang terkena putusan Pengadilan Tinggi Banten membayar denda sebesar Rp 204 juta akibat adanya tuntutan dari Rumah Sakit Omni Internasional Alam Sutera baru-baru ini gara-gara sebuah email.

Berkirim email, etikanya sebenarnya sama dengan seperti kalau kita berkirim surat biasa pada umumnya. Tentunya etikanya tidak jauh berbeda. Yang sedikit membedakan antara Etika Berkirim Email dengan surat biasa adalah kurang lebih sebagai berikut:

1. Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”.

Di internet tidak semua orang suka atau punya waktu luang untuk berlama-lama di internet. Disamping karena sibuk, juga tidak semua orang punya akses internet yang unlimited yang tidak punya beban lagi dalam menanggung biaya koneksinya. Jadi etikanya, berkirimlah email dengan kata-kata yang tidak terlalu panjang. Pertanyaannya, gimana kalau isi emailnya pointnya cukup banyak sehingga menuntut emailnya harus panjang sampai berlembar-lembar? Sebaiknya pisahkan ke dalam attachment.

2. Jangan mengirim attachment yang terlalu besar.

Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tapi kualitas internet belum merata ke semua daerah, terutama di negara kita, beberapa daerah malah masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Jadi usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak lebih dari 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, usahakan pakai media lain semacam FTP (file transfer protocol) yang lebih cepat. Atau bisa lewat file sharing yang banyak disediakan di internet.

3. Jangan mem-forward sebuah CC atau BCC email.

Email yang boleh diforward kembali kepada orang lain adalah hanya yang To saja. Artinya CC dan BCC itu stop, harus berhenti di tempat anda. Karena informasinya sebatas buat kita sendiri jadi tidak boleh diteruskan ke orang lain. Boleh diteruskan tapi harus seijin dari authornya yang pertama atau kecuali kita masuk dalam daftar To-nya. Sekedar contoh aja, Roy Suryo dalam sidang kasus Prita Mulyasari memberikan kesaksian yang memberatkan Prita karena waktu itu Prita mengirim email keluhannya kepada 20 orang teman-temanya di kolom To semua, yang artinya dianggap boleh di-forward atau disebarkan sehingga akhirnya sampai menyebar ke milis-milis. Dan Prita dianggap bersalah meskipun tiga pakar, yaitu Chairul Huda (ahli hukum), Ruby Z Alamsyah (ahli analis forensik digital) dan Yasin Kara (mantan Wakil Ketua Pansus sekaligus Ketua Panja UU ITE ) tidak sependapat dengan pendapat Roy Suryo ini.

4. Jangan menggunakan “Caps Lock” atau huruf kapital.

Huruf kapital boleh digunakan sebatas pada kata-kata tertentu. Misal untuk penekanan atau perhatian pada kata yang perlu ditegaskan, tapi jangan sekali-kali digunakan seluruhnya dalam kata-kata emailnya. Karena apa? Karena anda akan dianggap marah oleh si penerima emailnya.

5. Jangan menghapus rekam jejak email.

Banyak orang yang suka mengforward email-email yang menarik, yang lucu-lucu, yang telah dikirimkan oleh orang lain kepada kita, tapi tidak jarang orang dengan begitu saja menghapus rekam jejak si pengirim atau author emailnya yang pertama. Jadi etikanya anda boleh meneruskan atau mem-forward email tapi tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Karena, pertama dengan menghapus berarti anda kurang menghargai si author yang sudah berbaik hati mengirimkannya kepada anda. Kedua, justru anda mendapatkan keuntungan jika terjadi tuntutan terhadap muatan isi emailnya. Anda bisa dibebaskan dari tuntutan karena anda bukan sebagai pembuat emailnya.

6. Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya.

Anda boleh saja mem-forward dan memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, tapi etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.

7. Jangan sering mem-BCC orang lain.

Kegemaran sering mem-BCC adalah tidak baik atau kurang etis, terlebih ke milis atau mengirimkan BCC secara masal, baca penjelasan saya dalam artikel sebelumnya disini, karena kesan dari BCC adalah seperti bisik-bisik atau bergunjing. Dan yang lebih parah anda bisa disejajarkan sebagai seorang spammer email yang sering melakukan cara-cara BCC ini.

Demikian kurang lebihnya beberapa Etika Berkirim Email yang perlu kita patuhi agar kita terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang beretika sehingga ada baiknya anda perlu memperhatikan rambu-rambu tersebut.

Etika Berkirim Email

Berbicara tentang etika berkirim email, tentunya etikanya tidak jauh beda dengan berkirim surat biasa. Ada etika yang perlu kita patuhi agar tidak terjadi interpretasi pemahaman berbeda dan pergesekan dengan orang lain, terlebih kirim email di milis yang suratnya sampai dibaca oleh ratusan, bahkan beberapa milis malah sudah ada yang mencapai ribuan anggotanya.

Dalam posting saya kali ini saya mau sedikit sharing aja, berbagi pengalaman berkaitan dengan etika berkirim email ini. Beberapa hari yang lalu ada seorang kawan saya di milis ditegur oleh anggota milis lainnya berkenaan dengan etika berkirim emailnya yang dianggap kurang pantas atau kurang beretika. Berikut saya petik isi teguran email tersebut:

Sekedar tambahan, saya melihat email dari anda kadang tidak terfilter
di MUA, ternyata akibat To atau CC tidak terlihat ke milis *******.
Tidak etis mem-BCC ke milis, seakan2 milis ini jadi 'tembok
bertelinga'. Sebaiknya semua alamat publik diletakkan di To saja, jadi
semua tahu 'rekam jejak' forward anda. Demikian, tks.

Dan ini adalah kata-kata jawaban dari kawan saya yang terkena teguran tersebut:

Terima kasih Tuan Beretika Tertinggi Yang Mulia atas saran untuk beretika ria di milis ini.
Masuk dalam satu delik UU ITE yang belum direvisi atau tidak Tuan Beretika Tertinggi Yang Mulia?

Kelihatan sekali kan dari kata-katanya kawan saya tersebut sedikit dongkol diingatkan seperti itu. Hal yang mana inilah secara umum ciri orang kita, tidak legowo ditegur dalam sebuah forum karena ditegur atau diingatkan dianggap sebagai telah dipermalukan. Sedianya saya juga berminat untuk mau berkomentar dalam milis tersebut tapi saya urungkan niat saya daripada makin memperkeruh suasana, akhirnya saya tulis aja dalam blog ini. Mudah-mudahan salah satu kawan saya di milis ada yang mampir dan membaca posting ini.

Nah, terlepas saya cenderung membela kawan saya yang pertama (yang menegur), kebiasaan mem-BCC email kepada orang lain dengan kondisi seperti diatas sebaiknya dihindari. Karena kesannya kita seperti membisiki orang lain, tapi sisi lain menyembunyikan bisikan tersebut kepada orang tertentu. Belum paham, ya maksud saya? Maksudnya begini: Kalau kita berkirim email ke beberapa orang sekaligus, Contoh misal kita kirim email ke tiga orang teman sekaligus. Sebut saja orang ke-1 adalah Si A, Orang ke-2 adalah Si B dan Orang ke-3 adalah Si C. Dan berturut-turut Si A address emailnya anda taruh di To, kemudian Si B ditaruh di CC dan Si C anda taruh di BCC maka prakteknya dari sudut si penerima adalah Si A dan Si B masing-masing tahu kalau surat dari saya dikirimkan ke mereka berdua tapi tidak tahu kalau saya secara diam-diam dalam waktu bersamaan mengirimkannya juga ke Si C. Sementara Si C, dia tahu kalau email yang dia terima ternyata dikirim juga ke Si A dan Si B. Paham, kan sekarang maksud saya?

MemBCC seperti contoh pada milis diatas adalah kurang etis kalau menurut saya karena milis adalah email group yang dibaca ribuan orang anggotanya. Dan terlepas anda setuju atau tidak dengan pendapat saya. Kegemaran memBCC orang dengan jumlah banyak, tindakan itu bisa disejajarkan dengan cara Spammer email yang sering melakukan promosi di internet. Seorang Spammer kere. Maaf saya sebut kere karena kalau marketing profesional pasti akan menggunakan autoresponder yang lebih personal dan profesional, meskipun dikirim secara massal.

Sekarang, saya ingin bertanya kepada anda: Maukah anda disebut seorang Spammer? Tentu tidak bukan? Kalau jawabannya tidak, saya harap anda tidak mengulang kesalahan salah seorang kawan saya di milis tersebut.

Bagaimana Memanage SMS bak Autoresponder

Kabar ini mungkin berita gembira bagi anda yang belum tahu dan menghendaki sebuah management penanganan SMS (short message service) layaknya profesional pada ponsel anda. Yaitu hadirnya layanan bernama SMS PRO. Sebuah layanan inovatif yang dihadirkan Telkomsel untuk semua pelanggannya agar bisa menangani penerimaan dan pengiriman SMS dalam ponselnya dengan feature mirip seperti autoresponder. Atau sedikit mirip dengan layanan SMS Spam Manager yang beberapa waktu yang lalu pernah saya posting di blog ini. Baca Tips Memanage SMS Pada Ponsel dan juga Tips Menghindari SMS Spam.

Apa saja yang ditawarkan dalam feature SMS PRO ini? Berikut adalah beberapa feature unggulannya:

1. Auto Reply / Out-of-Office SMS
Pelanggan akan secara otomatis membalas SMS yang masuk sesuai keinginannya. Pelanggan juga dapat memilih 10 nomor yang tidak akan dikirimkan auto-reply
Contoh: Pelanggan A mengirimkan SMS kepada pelanggan B. Namun karena pelanggan B mengaktifkan autoreply, pelanggan A akan menerima balasan SMS “Maaf, saya sedang berada di luar daerah, saya akan menghubungi anda setelah kembali. Terima kasih” Nah, feature ini yang saya sebut bak autoresponder.

2. SMS Copy
Pelanggan dapat mengirimkan SMS yang diterimanya langsung ke nomor lain. (Maksimum 10 nomor lain)
Contoh: A mengirimkan ke B lalu SMS di-copy ke C. Maka SMS akan diterima oleh pelanggan B dan pelanggan C. Kalau anda adalah pemakai email client berbasis Lotus Notes maka feature ini hampir mirip dengan fasilitas Rules yang ada didalam Lotus Notes. Yaitu fasilitas untuk melakukan Send copy to email yang masuk ke inbox anda ke alamat email anda yang lain di internet.

3. SMS Divert
Pelanggan dapat mengalihkan SMS yang diterima nya ke nomor lain yang dimiliki pelanggan. Maksimum pelanggan memiliki 10 nomor lainnya
Contoh: A mengirimkan ke B lalu SMS akan di-divert ke C. Maka SMS akan diteruskan dan hanya akan diterima oleh pelanggan C.

4. SMS Black List
Pelanggan dapat menolak SMS dari 10 nomor pelanggan lain yang ada di dalam daftar, sehingga SMS tidak akan mengganggu.
Contoh: Pelanggan A tidak mau menerima SMS dari pelanggan B dan C. Maka ketika pelanggan B atau C mengirimkan SMS, pelanggan A tidak akan menerima SMS di dalam inbox nya. Pelanggan B dan C tidak akan mengetahui bahwa SMS tersebut tidak masuk ke pelanggan A.

5. SMS White List
Pelanggan dapat membuat daftar nomor yang dapat mengirimkan SMS kepadanya. (Maksimum 10 nomor pelanggan di dalam daftar)
Contoh: A memasukkan B1,B2,B3,B4,B5,B6,B7,B8,B9,B10 ke dalam daftar SMS whitelist nya. Maka ketika C mencoba untuk mengirimkan SMS, SMS tersebut tidak akan masuk ke dalam inbox pelanggan A.

Itulah beberapa feature unggulan dari layanan SMS PRO ini. Cukup menarik dan lengkap, bukan feature-featurenya? Tidak kalah bahkan lebih lengkap featurenya jika dibandingkan dengan feature dari SMS Spam Manager. Jika anda ingin tahu lebih detil tentang layanan ini, silahkan anda baca langsung di website resminya di Telkomsel. Klik disini.

Tapi sebelum anda memutuskan untuk apply layanan ini. Maaf, karena layanan ini tidak gratis ada baiknya anda pertimbangankan dulu apakah anda sudah benar-benar membutuhkannya.

Nah, berdasarkan pengalaman saya menggunakan SMS Spam Manager, berikut saran saya, jika anda kategori orang yang cukup setia dengan nomor ponsel anda tapi sering gonta-ganti gadget ponsel maka aplikasi ini sangat cocok buat anda karena melekat pada nomor GSM anda. Sebaliknya, jika anda adalah orang yang tidak terlalu sering gonta-ganti ponsel maka saya lebih menyarankan anda pakai aplikasi SMS Spam Manager. Mengapa? Selain lebih praktis dan tidak perlu ribet, lebih powerful dalam memanage SMS Spam. Dan satu lagi aplikasi SMS Spam Manager bisa dipakai selamanya dengan hanya sekali bayar tidak perlu berlangganan perbulan seperti dalam layanan SMS PRO ini.

Anda tertarik? Selamat mencoba!